Visitenkartenscanner Ratgeber - Effizienz im Büroalltag steigern

Unsere Wahl: ScanSnap iX1600 Scanner (White)

Visitenkarten sind kleine und nützliche Datenträger. Sie halten alle wichtigen Kontaktinformationen auf einen Blick bereit. Nicht nur im Berufsleben, auch im Alltag, beim Arzt, Friseur, in einer Boutique oder von Privatpersonen erhält man immer neue Visitenkarten, die die eigene Sammlung immer weiter anwachsen lassen. Eine Sammlung mit herkömmlichen Karten aus Papier hat jedoch einige Nachteile. Ohne kontinuierliche Pflege und Aktualisierung mit neuen Karten verliert man schnell den Überblick und findet die Visitenkarten, die man gerade benötigt oft nur nach langem Suchen. Doch es geht auch einfacher und übersichtlicher. Mit einem Visitenkartenscanner können alle Visitenkarten einfach eingescannt und die Kontaktdaten mit ein paar Klicks als Bilder und in digitaler Form abgespeichert werden.

Der FLAGPOWER Handscanner ist ein mobiler Scanner, mit dem Visitenkarten und Dokumente bis zur DIN A4 Größe auch unterwegs einfach eingescannt werden können. Der stabförmige Scanner passt bequem in eine Tasche und erfasst Dokumente mit einer Auflösung von bis zu 900 dpi und speichert sie auf einer Speicherkarte. Für die Nutzung des Scanners ist kein Computer erforderlich.

Mit einem Visitenkartenscanner können Visitenkarten auf zweierlei Arten abgespeichert werden. Die einfachste Möglichkeit ist, die eingescannten Karten als Bild im JPG-Format zu speichern. Bei dieser Methode können die einzelnen Bilddateien zumindest dem Namen nach sortiert werden und die gesuchten Kontaktdaten so schneller gefunden werden. Praktischer und komfortabler ist es jedoch, wenn die eingescannten Daten mit einer sogenannten OCR-Software nachbearbeitet werden. OCR ist die Abkürzung für die englische Bezeichnung optical character recognition und bedeutet Optische Texterkennung. Das heißt, eine OCR-Software analysiert die Zeichen eines Textes, zum Beispiel auf einer Visitenkarte, und wandelt diese in digitale Zeichen um. Die digitalisierten Zeichen können dann problemlos mit anderen Programmen auf einem Computer weiterverarbeitet werden. Die digitalisierten Daten einer Visitenkarte können beispielsweise in die Adressbücher von Outlook, Mac Address Book, Lotus Notes oder Windows Mobile übernommen und genutzt werden.

Der Dymo CardScan Executive Scanner in der Version 9 ist ein spezieller Scanner für Visitenkarten.

Mit dem Dymo Cardscan Executive V9 können alle Visitenkartenformate einfach eingescannt und mit einem weiteren Arbeitsschritt digitalisiert werden. Mit dem Dymo CardScan lassen sich Geschäftskontakte im Handumdrehen importieren und zum Beispiel in Outlook verwenden. Der Dymo CardScan erleichtert die Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten.

Mit dem mobilen Scanner Brother DS-720D können Vorder- und Rückseite von Visitenkarten und Dokumenten gleichzeitig gescannt werden. Die Auflösung des Scanners ist mit 600 x 600 dpi ausreichend hoch für alle Texte. Zum Lieferumfang des Brother DS-720D gehören ein USB-Kabel, Software, Treiber, eine praktische Tragetasche sowie ein Benutzerhandbuch auf DVD.

Damit die von einer Visitenkarte eingescannten und digitalisierten Daten auf dem Computer in E-Mail-Programmen oder Programmen zur Verwaltung von Kundenkontakten nutzbar sind, ist es wichtig, dass die Daten im richtigen Format abgespeichert werden können. Praktische jedes E-Mail-Programm, ob Outlook oder Lotus Notes, verwendet ein eigenes Dateiformat. Ist das Speichern der Daten im CSV-Format möglich, dann können die Informationen auch in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einer Textverarbeitung katalogisiert und weiter verarbeitet werden. Wenn der Visitenkartenscanner an einen Computer angeschlossen werden soll, dann muss die Scannersoftware zudem, je nachdem, welchen Computer man nutzt auch kompatibel mit Microsoft Windows oder dem Betriebssystem von Apple sein.

Der I.R.I.S. 458129 Anywhere 3 WiFi Scanner ist kompatibel zu Windows und den Apple Computern. Der mit einem Akku betriebene, mobile Scanner liest Visitenkarten und Dokumente mit einer Auflösung von bis zu 1.200 dpi und speichert die Daten im JPEG oder PDF-Format auf einer Micro SD Speicherkarte. Ein 1,44 Zoll großes TFT-Farbdisplay zeigt eine Scan-Vorschau. Die gescannten Daten können per WLAN an iOS/Android Geräte oder an PCs und Mac Computer gesendet werden.

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