Hängeregistratur - Effiziente Büroorganisation leicht gemacht

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Hängeregistratur

Im Büro sind die meisten Arbeitsabläufe davon abhängig, wie organisiert man ist. Dies fängt bei einem gut durchdachten Terminkalender an und hört bei einer sinnvollen und zweckmäßigen Einrichtung auf. Doch während dies die groben Rahmenbedingungen sind, gibt es viele Dinge dazwischen, von denen die Details abhängen. Regalsysteme und Aktenschränke müssen an die lokalen Gegebenheiten angepasst sein und dem Bedarf entsprechen, Datenbanken auf dem Computer müssen sinnvoll strukturiert sein und letztlich muss jede Registerkarte und jede Akte an eimen, speziell für sie vorgesehenen Ort aufbewahrt sein, damit zu jeder Zeit von allen Mitarbeitern bei Bedarf schnellstmöglich darauf zugegriffen werden kann. Um diese Anforderungen an ein gut organisiertes Büro umzusetzen, bietet der Fachhandel vielerlei Hilfsmittel an. Von robusten und durchdacht designten Büromöbeln bis hin zu speziellen Software Lösungen für spezifische Aufgabenstellungen. Manchmal sind die naheliegensten Lösungen so simpel, dass sie sogar bei der Anschaffung der Grundausstattung vergessen werden können. Trotzdem erweisen sie sich im laufenden Betrieb als nützliches und manchmal sogar unentbehrliches Hilfsmittel. Ein Beispiel hierfür ist ein simples Hilsmittel zum sortieren von Akten - eine Hängeregistratur.

Vom Gestell bis zum Aktenschrank

Eine Hängeregistratur ist ansich nicht sonderlich spektakulär. Es ist nichts anderes, als eine Möglichkeit Akten in einer sortierten Reihenfolge im Büro unterzubringen. Wie die Unterbringung jedoch selbst aussieht, ist sehr vielfältig. Hier lässt sich mit ein wenig gutem Geschmack und Kreativität eine individuelle Lösung finden, welche nicht nur besonders praktisch ist, sondern auch dem Büro, auch wenn es ein Arbeitsplatz sein mag, ein einzigartiges Erscheinungsbild verleiht. Nicht unbedingt die einfachste, jedoch die optisch am wenigsten ansprechende, dafür jedoch sehr zweckmäßige Variante, ist die Akten in einer speziell darauf zugeschnittenen Kunsstoffkiste einzuhängen. Diese kann mit Griffen versehen sein, damit sich die gesamte Hängeregistratur bei Bedarf einfach an einen Arbeitsplatz bringen lässt und die Kiste kann mit einem Deckel versehen sein. So wird sicher gestellt, dass die Akten nicht verstauben oder anderweitig verschmutzen und oftmals lassen sich dadurch mehrere solcher Kisten auf einander stapeln. Eine minimalistische, jedoch sehr moderne Variante ist ein einfaches Gestell aus robustem, gebogenen Metalldraht. Daneben gibt es viele Designs, welche Metall und Kunststoff in verschiedenen Formen beinhalten und mehr oder weniger minimalistisch und schlicht oder dekorativ sind. Wenn eine Hängeregistratur besonders gut aussehen soll, dann ist eine Variante von einem Aktenschrank besonders empfehlenswert.

Das Sortiersystem

Wenn man sich entschieden hat, wie die Hängeregistratur grob aussehen soll, dann stellt sich die Frage nach dem richtigen Sortiersystem. Es gibt Akten beziehungsweise Mappen für die Hängeregistratur, welche selbst mit einer Beschriftung versehen werden müssen und es gibt solche, die zu diesem Zweck kleine Schildchen an ihrem Rücken, im eingehängten Zustand somit auf der Oberseite, haben. Diese stehen über die Akten hinaus und sind oftmals auch um ihre eigene Breite von Akte zu Akte versetzt angebracht. So lassen sich die Akten Beschriften und duch den Versatz überlappt sich nirgends die Beschriftung. So ist es wesentlich einfacher möglich die richtige Akte zu finden, als wenn auf jeder Akte erst das Deckblatt gelesen werden muss. Dies ist vor allem bei einer vollen Hängeregistratur schwierig, da zwischen den einzelnen Akten nur ein kleiner, dann auch sehr dunkler, Spalt bleibt. Es gibt jedoch auch Varianten, bei denen die Schildchen an jeder Akte auf gleicher Höhe angebracht sind. So sehen sie schön aufgereiht aus, verdecken sich jedoch ebenfalls gegenseitig in gewissem Umfang. Deshalb sollte man vor der Anschaffung überlegen, welche Methode der Beschriftung und Sortierung man bevorzugt und welche davon die Arbeit mit der Hängeregistratur und dem Sortiersystem einfach und effizient macht.

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